Les réunions

Les réunions, quelles que soient les formes qu’elles prennent, sont des moments inévitables de la vie des groupes. Elles peuvent parfois être vécues comme des moments pénibles, longs et peu efficaces. Voilà pourquoi nous te proposons quelques outils afin de t’aider à les rendre aussi fluides, sereines et constructives que possible.

Comment ?

Quelques ingrédients pour booster l’organisation, l’efficacité et le bon climat de tes réunions.

1. Une charte de réunion

Lors des réunions, des débats et des prises de décisions peuvent avoir lieu. Il arrive que tout le monde soit d’accord, mais cela n’est pas toujours le cas. Ainsi, il est crucial que chacun·e puisse exprimer ses idées librement. Pour cela, il est nécessaire d’établir un cadre commun qui permet à chacun·e de s’exprimer en toute sécurité et en toute sérénité.

C’est là que la charte de sécurité intervient. Que ce soit pour une réunion unique ou pour des réunions régulières, il est possible de créer cette charte rapidement en prenant quelques minutes pour discuter et établir ensemble les règles à respecter.

Pour t’aider, nous te proposons deux chartes pré-établies :

• Celle que nous utilisons en interne pour nos réunions.
• Celle que nous utilisons lors de nos activités avec des jeunes.

N’hésite pas à les adapter à tes besoins, aux sensibilités et aux spécificités de ton groupe.

2. 6 astuces pour tes réunions

Organiser une réunion peut sembler simple, mais cela peut rapidement devenir compliqué en raison de différents éléments tels que la dynamique de groupe, les problèmes de communication, les enjeux de pouvoir, etc.

Ainsi, pour maximiser les chances d’avoir une réunion constructive et efficace, il est utile de garder en tête certaines astuces simples mais importantes. Nous avons donc préparé un PDF avec une série de trucs et astuces pour t’aider à organiser une réunion réussie.

3. Compte-rendu de réunion

Il est crucial de conserver une trace écrite de ce qui a été dit et décidé lors d’une réunion afin de faciliter le suivi des décisions prises, de garder la mémoire du groupe et d’éviter de perdre du temps à répéter les mêmes discussions lors des prochaines réunions. Selon le type de réunion et les sujets abordés, le compte-rendu (ou PV) peut être plus ou moins détaillé. Dans la plupart des cas, seules les décisions prises sont nécessaires, mais il peut être également utile de fournir un résumé des échanges.

Nous mettons à ta disposition un modèle de compte-rendu de réunion qui couvre les principales informations à enregistrer : la liste des participant·e·s, l’ordre du jour, un aperçu des discussions et des décisions prises, ainsi que les responsabilités et les échéances à respecter. Tu peux personnaliser ce modèle en fonction des besoins spécifiques de ton groupe.

N’oublie pas de désigner, avant le début de la réunion, la personne chargée de prendre les notes et de rédiger le compte-rendu !